Persiapan Homestay ke Australia dan Jepang

Delegasi Australia sedang berlatih untuk cultural performance yang akan ditampilkan di Brisbane

Diskusi dengan Duta Besar Australia

SETELAH kelulusan untuk homestay program diumumkan akhir Juni lalu, 15 pemuka pemuda Indonesia dari Youth Leaders Forum 2014 Gerakan Mari Berbagi kini bersiap menyongsong tahapan baru dalam hidup mereka. Pada 6 November nanti mereka akan berangkat ke Jepang dan Australia. Apa saja persiapan yang dilakukan 15 “manusia di atas rata-rata” ini? Menarik disimak.

Bagi para pemuka pemuda terpilih dari GMB, tiga bulan lebih waktu yang tersedia terasa singkat. Ada banyak hal yang harus dilakukan dalam rentang waktu ini, mulai dari pekerjaan, perkuliahan sampai kegiatan berbagi dalam proyek sosial masing-masing. Mereka juga mulai menyusun agenda besar; Youth Adventure dan Youth Leaders Forum 2015. Belum lagi homestay program yang harus dipersiapkan dengan runut dan detil.

Khusus untuk persiapan homestay, kesibukan para pemuka pemuda dimulai dengan menyusun timeline kegiatan dan perencanaan kegiatan selama berada di Jepang dan Australia. Ini tidak dilakukan asal-asalan. Mereka harus berkoordinasi dengan country representative untuk menentukan pilihan kegiatan. Perencanaan juga meliputi itinerary perjalanan; dokumen, logistik, transportasi dan akomodasi. Setelah perencanaan rampung, para pemuka pemuda ini kemudian harus berkoordinasi dengan sesama anggota delegasi.

Inisiator Gerakan Mari Berbagi, Azwar Hasan, mengatakan perencanaan yang runut dan detil untuk persiapan homestay program ini menjadi hal penting. Sangat penting. “Dengan perencanaan yang baik, homestay program akan menjadi salah satu pengalaman terbaik dalam hidup. Tanpa perencanaan yang matang, waktu di sana akan terbuang sia-sia dan tidak akan banyak pelajaran yang bisa diambil,” katanya.

Apa saja persiapan yang dilakukan? Delegasi Australia sejak jauh-jauh hari sudah merencanakan dan memasukkan apresiasi seni dan budaya Indonesia (cultural performance) dalam agenda homestay program. Mereka akan tampil dalam pentas yang akan disediakan di sela Leadership Camp di Brisbane. Selain, tentu saja, kegiatan prioritas seperti courtesy call, berbagi dengan komunitas lokal di Australia (community service) serta observasi ke lingkungan akademik dan birokrasi. Untuk persiapan, delegasi Australia bertemu setiap akhir pekan. Mereka berlatih bernyanyi dan menari dan mengadakan rapat untuk membahas persiapan keberangkatan.

Koordinasi dilakukan bukan hanya dengan sesama peserta dan volunteer, tapi juga dengan host family di Australia. Komunikasi jarak jauh, melalui email dan telepon, dilakukan para pemuka pemuda dengan keluarga yang akan menerima dan memfasilitasi secara sukarela. Para keluarga ini ada di Gold Goast, Brisbane, Sydney dan Canberra.

Delegasi Jepang juga sangat baik mempersiapkan keberangkatan. Di bawah koordinasi langsung dengan country representative Dede Prabowo, enam pemuda-pemudi memutuskan untuk terlibat dalam satu kegiatan besar di Tokyo, Youth Expo 2014. Di sana, para representasi GMB juga akan memperkenalkan seni dan budaya Indonesia. Beberapa produk lokal berkualitas tinggi akan diperkenalkan ke publik Jepang. Dan, mereka nantinya akan tinggal di beberapa keluarga di Tokyo dan Kyoto.

Bukan hanya peserta, volunteer juga penuh kegiatan dalam mempersiapkan keberangkatan para pemuka pemuda. Mulai dari penyusunan timeline, komunikasi dengan country representative di Jepang dan Australia, courtesy call dengan kedutaan, audiensi dengan para dewan pembina Gerakan Mari Berbagi, hingga pembekalan pra-keberangkatan.

Inisiator GMB, Azwar Hasan, misalnya. Ia berkoordinasi dengan para dewan pembina untuk menyusun agenda audiensi dan courtesy call. Hasilnya, para pemuka pemuda peserta homestay mendapat kesempatan untuk diskusi dengan Wakil Menteri PAN-RB Republik Indonesia Eko Prasodjo, CEO PT. Vale Indonesia Tbk Nico Kanter dan pertemuan khusus dengan Duta Besar Autralia untuk Indonesia Greg Moriarty.

Dede Prabowo, volunteer sekaligus country representative GMB di Jepang, sibuk menyiapkan keberangkatan delegasi ke Tokyo dan Kyoto. Ia berkoordinasi dengan rekan-rekannya dan host family untuk memastikan perjalanan para pemuka  pemuda Indonesia ke sana akan menjadi istimewa.

Begitu juga Matthew Mercer di Australia. Ia sibuk bolak-balik ke empat kota besar, dari Gold Coast hingga Canberra, untuk berkoordinasi dengan para keluarga yang akan memfasilitasi homestay program. Matt dibantu volunteer senior Richard Cronin yang sudah lama bergabung dalam Gerakan Mari Berbagi.

Di pekan-pekan terakhir ini kesibukan untuk persiapan homestay program semakin memuncak dan seru. Menyenangkan, sekaligus menegangkan. Para delegasi sudah merampungkan semua persyaratan keberangkatan, mulai tiket transportasi hingga dokumen untuk aplikasi visa. Semakin seru saja, apalagi di pekan-pekan depan para pemuka pemuda ini mulai sibuk dengan logistik.

Ayo semangat…!

---